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20 de Maio de 2018

Por que minha empresa não dá lucro?

Vitilio & Guerra Advogados, Advogado
há 4 dias

  1. Identificando o problema.

A ideia do post de hoje partiu de um caso prático vivido por um de nossos clientes há alguns anos. A empresa sobre a qual estamos falando era pequena, mas em rápido crescimento, inclusive com filiais abertas em 3 Estados diferentes.

Um belo dia, o “gestor financeiro” decidiu demitir-se e surpreendentemente, o caos se instalou. O controle de contas a pagar e créditos a receber era feito por planilha no Excel que somente esse gestor controlava. Com sua saída repentina, levou tempo até que os demais funcionários se inteirassem do setor financeiro da empresa.

Nesse momento, como advogados, nós fomos acionados porque parte do passivo empresarial era composto por parcelamentos de débitos trabalhistas e como todos esses custos precisavam ser incluídos no sistema implantado pelo novo gestor, acabamos participando dessa delicada transição.

Foi nessa ocasião que descobrimos algo pouco óbvio: a empresa não contava com um sistema de gestão de financeira. Quando os donos pretendiam saber a rentabilidade de uma filial por exemplo, simplesmente não havia um sistema integrado que disponibilizasse números. As informações eram esparsas e obtidas apenas pela análise do extrato das contas bancárias.

Na verdade, esse é um erro muito comum cometido por pequenos empresários – não dominar as finanças da empresa, não avaliar por onde a empresa recebe oxigênio e por onde ela sangra. Nós sempre comentamos aqui que empresariar é um tema repleto de muitas ilusões. É comum nós ouvirmos as pessoas dizerem que o caminho do sucesso é trabalhar para si, como se o simples fato de tomar essa decisão fosse capaz de garantir riqueza para o empresário.

Se você que está lendo o nosso post, iniciou a sua jornada pelo mundo dos negócios, já deve ter percebido o quão equivocada é essa visão. A essa altura, você já sabe que empreender não é garantia de sucesso, pelo contrário, se existe algo certo e previsível na vida do empresário é que o caminho a ser percorrido é cheio de obstáculos.

Mas de nada adianta lamuriar-se, queixar-se do destino ou da má sorte. Quando os seus negócios não vão bem, quando as contas se agigantam e as vendas caem, quando falta dinheiro para pagar fornecedores e salários, o que você faz? Rende-se a tentação dos empréstimos bancários? Utiliza o seu limite de cheque-especial e ainda agradece ao seu gerente pela compreensão em aumentar sua linha de crédito? Desiste de tudo e começa a pensar em fechar a empresa?

Caso a resposta a alguma ou algumas das nossas perguntas seja "sim", é interessante você ler esse post até o final. O problema da sua empresa pode estar na gestão financeira que você não sabe fazer.

Aqui no blog já tivemos oportunidade de escrever o artigo "Você sabe administrar uma empresa?" Ali, nós abordamos os princípios basilares da boa administração e o primeiro deles está relacionado a controle financeiro. Ter as finanças da empresa nas suas mãos é fundamental.

Naquele mesmo artigo comentamos que o controle, ou seja, o registro de tudo o que entra e tudo o que sai pode ser feito da forma mais conveniente ao empresário. Pode ser usado um sistema online para isso? Sim. Pode ser usada uma planilha do Excel? Sim. Pode ser usado um caderninho? É claro que sim.

Entretanto, você deve estar atento as falhas dos meios manuais de controle. Um fluxo de caixa errado, por exemplo, pode dar uma visão completamente equivocada sobre as suas finanças. Um controle falho, que não concilie exatamente a movimentação bancária com os dados da planilha pode ser o primeiro passo para a falência.

Mas como mudar essa situação? Bom, depois de anos trabalhando com assessoria de empresas, nós reunimos alguns aprendizados importantes que talvez sejam úteis para o seu negócio. Somos advogados, não somos gestores financeiros nem administradores, mas verdade seja dita: é a nós que os empresários recorrem quando não há mais o que fazer para salvar o negócio.

Você pensa que nós gostamos desse tipo de demanda? De jeito nenhum, o interesse de qualquer advogado empresarialista é ver as pequenas e médias empresas crescendo, administrando seus problemas jurídicos e é claro, contando com a nossa assessoria para tomada de decisões cruciais.

Então, vem com a gente, fique às atento às nossas dicas para que você nunca precise de nossos serviços para fazer o encerramento da sua atividade. Quando precisar de advogado, que seja para conselhos sobre melhora da gestão e prevenção de conflitos, nunca para gerenciamento de crise ou pedido de falência.

  1. Identificando o seu perfil

Antes de pensar nos motivos pelos quais a sua empresa está atravessando uma crise tão grande, que tal identificar o seu perfil de empresário? Normalmente as empresas de consultoria utilizam formulários para traçar perfis mas é claro que apenas responder a questionários pode ser insuficiente, afinal, somos bem mais do que que nossas breves respostas são capazes de indicar. Mesmo assim, respondendo a algumas perguntas-chave, acreditamos que você encontrará um fio condutor, um caminho por onde começar a investigar o que está dando errado em seu negócio. Vamos a elas:

  1. Como dono da empresa você ou seus sócios fazem retirada de pró-labore todos os meses?
  2. Você sabe a diferença entre pró-labore e divisão de lucros?;
  3. As suas contas pessoais são pagas com o dinheiro da empresa ou com o seu pró-labore?
  4. Você sabe exatamente o valor que retira todos os meses ou simplesmente vai fazendo retiradas esporádicas na medida em que suas contas pessoais chegam?
  5. Você faz algum tipo de controle financeiro? Sabe exatamente quanto entra, quanto sai, quanto é destinado ao pagamento de impostos, à folha de salários e à fornecedores?
  6. Caso a resposta anterior seja positiva, de que forma esse controle é feito? A empresa utiliza algum sistema online, planilha?
  7. Analisando o controle financeiro, você consegue perceber por onde está havendo desperdício de dinheiro na empresa ou onde pode cortar custos?
  8. Caso as respostas às duas perguntas anteriores seja positiva, você tem o hábito de analisar os números do seu controle financeiro?
  9. Você domina o conceito de fluxo de caixa?
  10. No seu demonstrativo financeiro, ficam claras as despesas variáveis como pagamento de comissões, impostos, dentre outros e as despesas fixas?
  11. A empresa possui empréstimos? Caso positivo, o valor total dos empréstimos corresponde a quantos meses de faturamento?
  12. A empresa costuma operar no vermelho?
  13. Existe um planejamento financeiro para os próximos meses?
  14. Caso a empresa deixasse de faturar hoje, por quanto tempo sobreviveria?

Através da quantidade de respostas positivas e negativas que você deu às perguntas formuladas, já é possível começar a suspeitar do seu perfil como gestor financeiro do negócio. Um bom gestor financeiro deveria responder positivamente senão a todas, ao menos à maioria das perguntas formuladas.

Mas não se desespere caso não tenha sido possível identificar-se como um bom gestor. A seguir, vamos falar sobre 10 medidas simples que você pode adotar para gerir melhor as suas finanças. É claro que para implementá-las, talvez seja necessário mudar sua mentalidade, sua visão de negócios, o que nem sempre é fácil. Mesmo assim, tente ser prático, você não obterá resultados diferentes se continuar agindo sempre da mesma forma e se for necessário, não pense duas vezes antes de contratar uma consultoria.

10 Passos para melhorar a gestão financeira do negócio

  1. Estabeleça um salário fixo para os sócios.

Os conceitos de pró-labore e divisão de lucros são diferentes. Pró-labore como o próprio nome indica, serve para remunerar o trabalho do sócio que efetivamente presta serviços à empresa. Logo, quem recebe pró-labore? Os sócios que trabalham na empresa.

Outra pergunta frequente diz respeito ao valor do pró-labore. Muitos contadores orientam os empresários a estabelecerem um valor mínimo, como um salário por exemplo, para que o restante da retirada seja computado como divisão de lucros na contabilidade. Essa orientação tem um motivo simples: sobre os lucros não incide imposto de renda.

Entretanto, essa estratégia, embora comum, não isenta você de ser taxado pela Receita Federal e receber multa em caso de fiscalização. O ideal é o que seu pró-labore seja correspondente ao salário de um profissional que exerceria a função que você exerce dentro da empresa.

O seu cargo é de administrador? Verifique qual é o salário médio de um administrador conceituado no mercado e defina esse valor como o seu pró-labore e o que é principal: vire-se com ele.

2. Não pague contas pessoais com dinheiro da empresa

Esse é outro erro comum que os empresários cometem e também o motivo pelo qual nós escrevemos acima que você deve se virar com o seu pró-labore. Lembra daquele princípio de que nós só podemos viver de acordo com que o que ganhamos? Então, o que mudou desde que decidiu empreender? Nada. Você continua sem poder gastar mais do que ganha.

Acredite, a ilusão de que você pode pegar o dinheiro da empresa para pagar o aluguel de um imóvel em um bairro nobre, de que pode usar o dinheiro para pagar a mensalidade da escola do seu filho ou um carro importado, vai apenas levar o seu negócio para o buraco.

Caso queira saber um pouco mais sobre os riscos de confundir o seu patrimônio pessoal com o patrimônio da empresa, leia nosso outro artigo clicando aqui.

3. Lance no sistema de controle financeiro ou na planilha de gastos todas as operações diárias

Existem sistemas financeiros no mercado como o famoso Conta Azul, que integram a planilha de fluxo de caixa com as contas bancárias da empresa. Entretanto, algumas empresas trabalham com "dinheiro vivo" para fazer pagamentos ou receber créditos e esses valores, evidentemente, não aparecerão de forma automática no extrato bancário. Sendo assim, caso você não os anote em um caderninho que seja, para depois lançar na sua planilha, seu fluxo de caixa não será real.

Os lançamentos financeiros devem ser feitos uma vez ao dia. Todos os dias, sempre que chegar na empresa, tire ao menos 30 minutos para jogar na planilha as operações do dia anterior que envolveram dinheiro. Anote cada centavo para que na hora de fazer a conciliação, o extrato bancário seja 100% compatível com o que você lançou na planilha.

Não tenha medo de olhar para os números, recusar-se a encarar a realidade não vai fazer a situação mudar, vai apenas paralisar você e consequentemente, a sua empresa. Não tenha medo de mudanças, tenha medo que as coisas permaneçam como estão.

4. Domine o conceito de fluxo de caixa

Você sabe o que é fluxo de caixa? De modo simples, é a relação entre entrada e saída de dinheiro num determinado período de tempo. O controle financeiro exige que você domine o fluxo de caixa da sua empresa.

Existem vários modelos na internet, inclusive empresas que fornecem planilhas gratuitas em sites como o da 4Blue (que recomendamos), do ContaAzul.com, Egestor, entre outros.

Independentemente do modelo de planilha que você vai utilizar para fazer o fluxo de caixa, é importante conhecer os elementos simples que devem constar nessa planilha e que muitas vezes não aparecem nas planilhas que baixamos aleatoriamente na internet.

Os elementos imprescindíveis do seu fluxo de caixa são:

  • Receita (tudo o que entra na sua empresa);
  • Custos Variáveis (tudo que está relacionado ao produto ou serviço que você presta que não possua um valor fixo todos os meses, ex. pagamento do Simples Nacional, fornecedores, fretes, alimentos, comissões de vendedores);
  • Despesas fixas (tudo o que você deve pagar todos os meses pelo mesmo valor como aluguel, contador, salários dos funcionários, assessoria jurídica, etc.);
  • Margem de contribuição (será sempre o valor da receita diminuído pelos custos variáveis – VR - CV);
  • Lucro Operacional antes dos Investimentos (Margem de contribuição – Despesas Fixas)
  • Investimentos (pagamento de anúncios no Google, Instagram ou Facebook, compra de equipamentos novos, etc).
  • Lucro não operacional (empréstimo bancário, distribuição de lucros entre os sócios, pagamento de empréstimo)
  • Resultado Líquido (Lucro operacional antes dos investimentos – lucro não operacional.

OBS 1. Saiba categorizar corretamente as suas despesas. Um empréstimo bancário por exemplo, não deve ser lançado como receita porque não é lucro. Caso você lance o valor do empréstimo como receita operacional, isso vai mascarar o seu fluxo de caixa e criará a ilusão de que entrou mais dinheiro na empresa do que efetivamente entrou. Nessa hipótese você deveria lançar o empréstimo como lucro não operacional.

OBS 2. Do mesmo modo, caso você tenha pago R$ 2500,00 a um colaborador mas apenas R$ 1500,00 como salário e o restante como comissão, separe os R$ 500,00 como custo variável e apenas R$ 1500,00 como custo fixo.

OBS 3. Com o cartão de crédito empresarial, faça o mesmo. Separe os gastos ao invés de lançar o total da fatura como despesa. Avalie o que foi pago com o cartão. O cartão pode ter sido usado para compra de materiais de papelaria, para compra de equipamentos, para o pagamento de anúncios. Categorize essas despesas e lance-as nos campos corretos.

5. Não confunda faturamento com lucro

Após entender o fluxo de caixa, você já sabe que faturamento não tem absolutamente nada a ver com lucro. Uma empresa que fature R$ 450.000,00 por mês, por exemplo, não dispõe dessa quantia para gastar conforme a vontade dos donos. Portanto, não olhe para o saldo da conta bancária pensando que você pode gastar o dinheiro.

Lembre-se: O SALDO DA CONTA BANCÁRIA DEVE SER INTERPRETADO DE ACORDO COM O RELATÓRIO DO FLUXO DE CAIXA.

Uma empresa somente sobrevive se o seu faturamento for destinado primeiro ao pagamento de suas atividades operacionais e não operacionais. Apenas o que sobra desse cálculo pode ser computado como lucro e mesmo esse lucro não deve ser sempre divido, pois é necessário ter reserva de caixa.

Uma informação a mais para auxiliá-lo, é que segundo o Sebrae, a lucratividade mínima de uma empresa deve ficar em torno de 5%. Já parou para pensar no que isso significa para uma empresa que fatura R$ 450.000,00? Isso mesmo, R$ 22.500,00 de lucro. Percebe como os números enganam se não forem analisados e interpretados em um contexto?

6. Analise o relatório de fluxo de caixa

Lembre-se de que apenas controlar a entrada e saída de dinheiro não significa que você é um bom gestor. É preciso fazer o controle financeiro e utilizar os números para tomar decisões inteligentes.

Se os custos fixos estiverem altos, o que é possível fazer para reduzi-los? É possível diminuir gastos com as contas de luz e água? O seu quadro de funcionários é adequado para sua realidade? O regime de contratação dos colaboradores é o mais indicado? Como aumentar a lucratividade? Como engajar os funcionários? Para encontrar todas essas respostas o fluxo de caixa pode ajudar.

7. Faça a conciliação bancária uma vez na semana

Conciliação bancária é a verificação entre o saldo do banco e o saldo que aparece na planilha/sistema de controle financeiro. O saldo das contas e os lançamentos devem ser milimetricamente compatíveis com a sua planilha. Não existe outro modo de identificar se todas as operações financeiras foram de fato, registradas.

8.Tenha um planejamento financeiro para os próximos 6 meses

Que tal fazer um exercício sem pensar muito? Se a sua empresa parasse de faturar hoje, quanto tempo seria capaz de suportar? O ideal é que uma empresa seja capaz de sobreviver pelo menos por seis meses caso o faturamento seja reduzido.

A falta de planejamento é uma das causas mais frequentes de fracasso financeiro, então fique muito atento a isso, A EMPRESA NÃO PODE FATURAR HOJE O QUE PRECISA PAGAR AMANHÃ, esse é o caminho mais rápido para a falência.

Invista no seu negócio com carinho, seja responsável com o dinheiro.

9. Não retire lucros excessivos da empresa

Imagine que o seu salário como pessoa física contratada de uma grande empresa tenha batido na conta. Você vê o saldo bancário gordinho no dia do pagamento e logo se alegra, não? Mas daí, o que você faz? Gasta tudo o que está na sua conta ou paga suas despesas? Provavelmente, o leitor responderá que a alegria de ver o saldo bancário dura pouco, pois a primeira coisa a fazer é pagar as contas, certo?

O que acontece se você não paga suas contas corretamente? A falta do pagamento da conta de luz, de água ou gás, fará com que esses serviços sejam suspensos. A falta do pagamento do aluguel, fará com que você seja despejado e a falta de pagamento dos cartões fará com que o seu nome seja negativado.

Com a empresa, acontece exatamente o mesmo processo. Caso você não pague primeiro os custos do seu negócio, ele se tornará insustentável. A falta de pagamento de serviços essenciais vai paralisar a sua produção, assim como vai paralisar a produção o atraso de salários, deixar de pagar encargos trabalhistas, deixar de pagar os empréstimos, os impostos e todos as demais despesas necessárias para o seu negócio andar.

Portanto, avalie se você pode retirar lucro da empresa e caso possa, tente fazer o mínimo de retirada enquanto seu negócio estiver no período inicial.

10. Pense na sua empresa com cabeça de empresário

Na última semana, estava conversando com uma cliente empresária sobre o real valor de R$ 100.000,00. Em tom de brincadeira, comentei que para mim, essa quantia era muito alta. Sorrindo, a cliente respondeu que para ela também era muito dinheiro. Para a empresa esse valor não pagaria as despesas nem mesmo de um dia, mas para ela como pessoa física, significaria a possibilidade de não trabalhar por uns seis meses.

Nossa conversa foi bastante informal, mas revelou um fato importantíssimo sobre a empresária: ela conseguia pensar na empresa com a cabeça de uma empreendedora e não de uma pessoa física.

O interesse de qualquer empresário é que o negócio prospere, renda bons lucros e signifique sua independência financeira. A ideia é realmente tentadora, afinal, quem não gostaria de enriquecer trabalhando para si? Deve ser mesmo muito bom não ouvir desaforos de patrões, não trabalhar duro o dia inteiro por um salário que mal dá para a sobrevivência. Sim, isso tudo é muito bom, mas custa um preço. Sucesso nunca é de graça, exige estratégia exige planejamento e acima de tudo: paciência.

Portanto, estude, agregue conhecimento, seja responsável pelo futuro do seu empreendimento não seja o gestor que administra a empresa avaliando apenas o que existe na conta e o que existe a ser pago. Planeje a continuidade dos seus negócios.

Faça investimentos inteligentes.

Juliana Guerra

contato@vitilioeguerra.com.br

19 Comentários

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Excelente artigo.
Caiu como uma luva para mim que estou iniciando um micronegocio online.
Parabéns. continuar lendo

Na boa... Desconta 80% do que esta escrito ai.
Voce nao vai conseguir fazer tudo o que esta escrito e vai acabar se decepcionando.

Voce viu a parte do 5% de lucratividade? E muito provavel que voce nao consiga nem isso, mas, vai pagar uma tonelada de impostos quer tenha lucro ou não.

Se voce for uma pessoa muito organizada financeiramente voce mesma vai fazer isso tudo, ótimo, mas se não for como eu não sou, você vai ter que contratar alguem muito bom para fazer isso.

Esse alguem será caro e vai consumir dinheiro que voce poderia usar em outra coisa.

Na pratica o que é possivel fazer é juntar todas as notas, entregar o extrato para o contador e ele fazer isso para voce.

A parte de seis meses de previsão é completamente viagem. A maior parte das empresas não vive nem um mes sem faturamento, quanto mais seis.

A parte da previsão financeira parece coisa de empresa Suiça com contratos fixos. Aqui no Brasil nem o governo consegue fazer previsão para 15 dias quanto mais alguem que está começando.

Eu tive que falar isso, pois, sou totalmente contra esses consultores que vendem um peixe que é muito complexo e distante da realidade de 99% das empresas brasileiras.

A única coisa certa mesmo é ter a sua retirada fixa, fazer o maximo de reserva possivel e cortar custos ao máximo.

Nessa epoca se prepare para ficar muito tempo sem ganhar dinheiro nenhum caso voce queira seguir todas as regras do governo.

No Brasil socialista de hoje empresa não foi feita para remunerar o empresário apenas o governo via impostos. Governo e funcionarios se voce vier a contratar alguem. A CLT é pesada e vai cair em cima de voce.

Quem defende a CLT normalmente vive de imposto ou nunca assinou a carteira de ninguém. continuar lendo

Na verdade Alexandre, essa é uma visão pessimista e um tanto quanto conformista.
Talvez seja por essa mentalidade do empresariado brasileiro que a maioria das pequenas empresas fecha em pouco tempo.
O discurso vitimista não ajuda em nada. Eh necessário fazer investimentos certos. Obviamente que um profissional para fazer gestão vai cobrar os honorários dele, é normal. Depende de como você encara esse gasto, dependendo do ponto de vista é uma despesa ou um investimento.
Boa sorte.

Att.
Juliana continuar lendo

Obrigada Paloma.
O momento ideal que você colocar em prática conceitos de gestão financeira é esse mesmo - o início.
Boa sorte.
Att.
Juliana continuar lendo

Nossa empresa, www.arempresarial.org vem efetuando trabalhos de reorganizaçao financeira de empresas e retirada de lucros e pro labore baseados no resultado empresarial. É comum haver problemas de custo, aquisiçao de produtos, na venda pelo preço efetivo . É comum haver uma tabela de preços mas o gerente com medo de perder negocios nao negocia, vende a qualquer preço e quanto mais vende mais afunda a empresa. Constituimos tambem um braço financeiro mas a injeçao de dinheiro so é aprovada quando a empresa foi `´curada`` e não representa que capital novo sera perdido . continuar lendo

Obrigada pela sua contribuição.
Eh verdade, saber precificar é outra dificuldade que algumas empresa possuem.
Existem empresários que simplesmente não sabem o motivo de cobrarem determinado valor por seu produto ou serviço. Uns afirmam que cobram de acordo com o valor de mercado, outros afirmam que cobram de acordo com os custos e a margem de lucro pretendida.
Existem vantagens e desvantagens nas duas formas de precificacao. O empresário que visa apenas os custos e repassa ao consumidor, acaba perdendo em competitividade e o empresário que não leva em consideração os próprios custos também corre o risco de perder dinheiro.
Eh bem complicado empreender, se as pessoas soubessem o quanto, procurariam absorver o máximo de conhecimento possível antes de tomarem essa decisão.
Abraço.
Juliana continuar lendo

Artigo muito inspirador!

Muito obrigado, Juliana. continuar lendo

Eu que agradeço pelo feedback.
Boa sorte nos negócios!
Abraço.
Juliana continuar lendo

Parabens pelo artigo! continuar lendo